Inventur ohne Zettel: Bestände mit dem mobilen Computer zählen, buchen und abgleichen

Einmal im Jahr steht in vielen Lagern der Betrieb still, weil gezählt wird. Teams gehen mit Listen durch die Gänge, eine Person zählt, eine zweite schreibt, und nach dem Stichtag tippt jemand die Zettel in die Warenwirtschaft. Jede dieser Stationen kann eine Zahl verfälschen, und die Abweichung zum Buchbestand zeigt sich erst ganz am Ende. Dieser Beitrag richtet sich an Lagerleiter und kaufmännisch Verantwortliche, die den Aufwand einer Vollinventur tragen, und an die IT, die das Ergebnis buchen muss. Er beschreibt die Inventur als Zählprozess und zeigt, was sich ändert, wenn ein mobiler Computer den Code liest, die Menge aufnimmt und sie sofort mit dem Bestand vergleicht. Grundlage sind zehn dokumentierte Anwendungen und Ideen; eine eingeführte Inventurlösung ist nicht darunter.

Wichtige Punkte im Überblick

In den dokumentierten Abläufen entsteht jede Inventurzahl zweimal, einmal am Regal und einmal beim Übertragen der Papierliste in die Warenwirtschaft.
Der Mobile Computer der Modellreihe BT-A600 erfasst den Code, hält die eingegebene Menge fest und vergleicht sie mit dem theoretischen Bestand, sodass eine Abweichung schon am Regal auffällt.
Die Zähleinheit gehört vor der Inventur festgelegt, weil der KEYENCE-Leitfaden unterschiedliche Zählmethoden wie Einzelstück und Verpackungseinheit als Ursache von Zähl- und Schreibfehlern nennt.
Mit dem BT Application Design Tool lassen sich Inventurformulare auf dem mobilen Computer selbst erstellen, ohne dass zuerst eine Anbindung an das ERP entstehen muss.
Eine Inventurdifferenz entsteht früher, etwa in einer Lieferung, die anders gezählt als gebucht wurde, und wird bei der Inventur nur sichtbar.

Einer zählt, einer schreibt: was eine Inventur heute bindet

Die Beschreibungen ähneln sich, auch wenn die Betriebe wenig gemeinsam haben. In einem Herstellerbetrieb arbeiten bei der Inventur zwei Personen zusammen: Die eine nennt die Menge, die andere notiert sie, und die Liste gelangt anschließend per Handeingabe ins ERP. Anderswo werden ausgedruckte Listen mit Artikelnummer und Menge abgearbeitet. Ein Instandsetzer für Getriebe zählt von Hand, sammelt Zettel, überträgt sie in eine Tabelle und reicht das Ergebnis an den Steuerberater weiter.

Den größten Aufwand schildert ein Betrieb, der für die Vollinventur zwei Tage lang seine gesamte Belegschaft braucht. Gezählt wird in mehr als einem Dutzend Teams, und die Inventurdifferenzen fallen hoch aus. Bei einem Instandhaltungsbetrieb mit mehreren Standorten sind es mindestens zehn Personen, die einen Arbeitstag lang zählen, und zwei, die danach buchen.

In allen diesen Abläufen entsteht jede Zahl zweimal: einmal am Regal und einmal beim Übertragen. Der KEYENCE-Leitfaden zur Inventur mit mobilen Computern nennt Zähl- und Schreibfehler ausdrücklich als Schwachstellen der Papierliste. Die zweite Eingabe am PC ist genau der Schritt, den er durch eine direkte Übertragung ins System ersetzt.

Zählen, erfassen, abgleichen: der Inventurprozess mit dem mobilen Computer

Mit dem Mobilen Computer der Modellreihe BT-A600 rücken die drei Schritte an einen Ort. Der Zähler scannt den Code von Artikel oder Lagerplatz, gibt die gezählte Menge am Gerät ein, und das Gerät vergleicht sie mit dem theoretischen Bestand. Eine Abweichung fällt damit am Regal auf, solange die Ware noch vor einem liegt, und nicht erst Wochen später in einer Differenzliste. Wer nachzählen will, tut es an derselben Stelle und im selben Durchgang.

Laut Leitfaden erledigt eine Person, wofür bisher zwei nötig waren. Die Rolle des Schreibers entfällt, weil das Gerät die Menge selbst festhält, und die Daten gehen ohne Umweg über Zettel und Tastatur auf den PC. Damit verschwinden nicht die Zählfehler am Regal, wohl aber die Fehler, die beim Abschreiben und Nachtippen hinzukommen.

Der Instandhaltungsbetrieb mit mehreren Standorten erwartet von einem mobilen Computer einen deutlich geringeren Aufwand. Das ist seine eigene Schätzung, gemessen ist sie nicht. Ein weiterer Betrieb möchte für die Inventur eine Zähl-App aus dem App-Store auf dem mobilen Computer einsetzen. Welches Gerät mit welcher Reichweite und Akkulaufzeit ins eigene Lager passt, ist eine eigene Auswahlfrage mit eigenem Beitrag. Für die Inventur kommt es zuerst auf den Zählweg an.

Einzelstück oder Verpackungseinheit: die Zähleinheit vorher festlegen

Eine Menge ist erst eindeutig, wenn feststeht, worin gezählt wird. Ein Karton mit zwölf Stück ist entweder ein Karton oder zwölf Stück, und auf dem Zettel steht häufig nur die Zahl. Rechnerisch genügt ein einziger als Stück notierter Karton zu zwölf Stück, damit an diesem Platz elf Stück zu wenig ausgewiesen werden. Der Leitfaden nennt unterschiedliche Zählmethoden wie Einzelstück und Verpackungseinheit ausdrücklich als Ursache von Zähl- und Schreibfehlern. In einer Anwendung aus dem BT Application Design Tool lässt sich die eingegebene Menge mit einer Einheit von 1 bis 65535 multiplizieren, sodass die Einheit im Formular festliegt.

Ein Betrieb, der in diesem Jahr noch mit Papier und Stift zählt, schreibt dabei einen Zettel je Ring statt je Packung.

Für gleiche Teile beschreibt die Anleitung des Design Tools zwei Wege der Mengeneingabe: Wird derselbe Code mehrmals hintereinander gelesen, erhöht sich die Menge automatisch; alternativ werden mehrere Mengeneingaben desselben Teils zu einer Summe zusammengefasst. Welcher Weg passt, hängt davon ab, ob ein Lagerplatz eher wenige Packungen oder viele lose Stück trägt. Das gehört in die Planung des Formulars, bevor das erste Team losgeht.

Ohne ERP-Schnittstelle anfangen: Inventurformulare und Klarschrift

In mehreren Anwendungen steht weniger das Zählen im Vordergrund als die Frage, wie die Zahl in die Warenwirtschaft kommt, wenn es keine direkte Schnittstelle gibt. Mit dem BT Application Design Tool lassen sich Inventurformulare auf dem mobilen Computer selbst erstellen, ohne dass zuerst eine Anbindung an das ERP entstehen muss. Für den Herstellerbetrieb, in dem einer zählt und einer schreibt, kommt dieses Werkzeug als Einstieg in Frage. Für den Betrieb mit der zweitägigen Vollinventur kommen OCR-Lizenzen zusammen mit dem Design Tool in Frage.

Die OCR-Lizenzen haben einen eigenen Grund. Nicht jeder Lagerplatz und nicht jedes Etikett trägt einen Code, oft steht nur eine Artikelnummer in Klarschrift darauf. Der Katalog des BT-A600 führt eine OCR-Lizenz, mit der das Gerät solche Klarschrift liest, sodass auch diese Plätze ohne Abschreiben erfasst werden.

Die spätere Buchung bleibt trotzdem Teil der Planung. Ein Formular auf dem Gerät spart den Zettel, die Handeingabe am PC entfällt aber erst, wenn die Daten in die Warenwirtschaft gelangen, ohne dass jemand sie ein zweites Mal tippt.

Bestand, den niemand erreicht: Kamera und Drohne als Ausblick

Manche Bestände lassen sich von Hand kaum zählen. Ein Lager für Rundmaterial aus Kunststoff hält Stangen und Rohre in mehreren Farben in einem Hochregal mit über 2.000 Lagerplätzen auf mehreren Ebenen. Als Idee für die Inventur zum Jahresende steht dort eine Kamera, die durch die Gänge fährt und je Platz die Stangen und Rohre zählt. Die All-in-One Kamera mit integrierter AI der Modellreihe VS zählt mit ihrem Blob-Werkzeug Objekte und misst dabei Fläche und Schwerpunkt. Ob das die Stangen und Rohre je Platz sicher trennt, könnte erst ein Test mit dem eigenen Material zeigen.

Aus der Luft setzt eine andere Idee an: Codeleser für eine Drohne, die während des Flugs die Codes an der Regalfront erfasst. Als Optionen betrachtet wurden der 1D- und 2D-Codeleser der Modellreihe SR-2000 und der AI-Codeleser der Modellreihe SR-X.

Beide Ansätze haben dieselbe Klassengrenze. Kamera und Leser erfassen, was von der Gangseite sichtbar ist; was hinter der ersten Reihe liegt oder keinen Code nach vorn zeigt, bleibt ihnen verborgen.

Weniger Differenzen: Mengen schon beim Eingang festhalten

Eine Inventurdifferenz entsteht nicht bei der Inventur, dort wird sie nur sichtbar. Ihre Ursache liegt früher: in einer Lieferung, die anders gezählt als gebucht wurde, in einer Entnahme ohne Buchung oder in einer verwechselten Einheit. Je genauer der Wareneingang erfasst ist, desto weniger muss die Inventur am Ende erklären. Und eine Differenz, die der mobile Computer schon am Regal meldet, lässt sich dem Lagerplatz zuordnen, an dem sie auffällt, statt nach dem Stichtag in einer Gesamtliste gesucht zu werden.

In einer Anwendung sollen drei bis fünf Logistik-Codeleser der Modellreihe SR-5000 zwei Aufgaben übernehmen. Sie sollen die Inventur unterstützen, die mit Scannen von Hand viel Zeit bindet, und die eingehende Ware zählen. Wie aus Lesungen eine Stückzahl wird und wo das Zählen über Codes an seine Grenze kommt, behandelt der Beitrag zu Lesungen als Stückzahl im Wareneingang und Warenausgang.

Häufige Fragen

F Zählt der mobile Computer den Bestand selbst?

Nein. Gezählt wird weiterhin von einer Person am Lagerplatz. Das Gerät erfasst den Code, hält die eingegebene Menge fest und vergleicht sie mit dem theoretischen Bestand, sodass Schreiber, Zettel und zweite Eingabe am PC entfallen.

F Wie geht man mit Einzelstück und Verpackungseinheit um?

Der KEYENCE-Leitfaden zur Inventur nennt unterschiedliche Zählmethoden wie Einzelstück und Verpackungseinheit als Fehlerquelle. Sinnvoll ist, die Einheit je Artikel im Inventurformular festzulegen, bevor gezählt wird; im BT Application Design Tool lässt sich die eingegebene Menge dafür mit einer Einheit multiplizieren. Dann wird eine Zahl nicht einmal als Stück und einmal als Karton gelesen.

F Was geschieht an Lagerplätzen ohne Barcode?

Für den BT-A600 gibt es eine OCR-Lizenz, mit der das Gerät Klarschrift liest, etwa eine aufgedruckte Artikelnummer. In einem dokumentierten Fall kommen solche Lizenzen zusammen mit dem BT Application Design Tool für die Inventur in Frage.

F Können Kamera oder Drohne die Inventur übernehmen?

In den dokumentierten Vorgängen ist das Ausblick. Eine fahrende Kamera im Hochregal ist eine Idee, Codeleser für eine Drohne wurden bewertet. Beide erfassen nur, was von der Gangseite sichtbar ist, und ersetzen das Zählen am Regal deshalb nicht vollständig.

F Muss für den Einstieg das ganze Lager umgestellt werden?

Nein. Ein abgegrenzter Lagerbereich mit typischen und schwierigen Plätzen reicht, um Zählweg, Zähleinheiten und die Übergabe der Daten zu prüfen. Das Formular dafür entsteht im BT Application Design Tool auf dem Gerät, auch solange keine ERP-Schnittstelle besteht.

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